Cómo los Recibos Digitales están Transformando la Gestión de Gastos

¿Recuerdas la última vez que realizaste un gasto relacionado con el trabajo?

 ¿Guardaste cuidadosamente el recibo para tu informe de gastos o acabó arrugado en el bolsillo o, peor aún, perdido por completo?

Si alguna vez has tenido problemas para encontrar un recibo extraviado, no estás solo. Un estudio de la Global Business Travel Association (GBTA) revela que casi la mitad de todos los recibos en papel se pierden o se tiran antes de poder registrarlos.

Ahí es donde entran en juego los recibos electrónicos. Al digitalizar la gestión de gastos, los recibos digitales simplifican la presentación de informes, mejoran la precisión y reducen la carga administrativa. Vamos a verlo en detalle.

¿Qué Son los Recibidos Digitales y Cómo Funcionan?

Un recibo electrónico es un registro digital de un gasto. Aunque puede tratarse de un recibo físico que se digitaliza, lo habitual es que el recibo digital lo envíe directamente el proveedor por correo electrónico, SMS o mediante una app. En lugar de gestionar un recibo en papel, todo se lleva de forma digital.

El proceso es muy sencillo. Así funciona:

• Generación del recibo: Se crea un recibo digital en el momento de la compra.
• Envío automático: Si el método de pago está vinculado a una cuenta, el recibo puede enviarse de forma automática.
• Integración con los gastos: Los empleados pueden reenviar los recibos digitales a su software de gestión de gastos o, en algunos casos, se capturan automáticamente y se vinculan con la transacción correspondiente.

Este proceso sin fricciones minimiza errores humanos, ahorra tiempo y mejora la seguridad al cifrar los datos durante la transmisión.

Ventajas de los recibos digitales en la Gestión de Gastos

1. Reducción de Errores Manuales en los Informes de Gastos

Los errores tipográficos y los datos incorrectos pueden retrasar las aprobaciones y generar riesgos de incumplimiento. Los recibos digitales permiten una captura automática y precisa de la información, reduciendo la necesidad de correcciones manuales.

2. Ahorro de Tiempo para Empleados y Responsables

Gestionar los gastos no debería parecer un trabajo extra. Los recibos digitales simplifican el proceso al rellenar automáticamente los informes, lo que permite a los empleados enviar sus gastos rápidamente.

Por ejemplo, las empresas que usan Concur Expense han reducido un 32% el tiempo de aprobación y ahorran una media de 54.000 dólares al año en costes administrativos.

3. Mejora de la Transparencia y el Cumplimiento Normativo

Tanto si se trata de tarjetas de empresa como de reembolsos, es fundamental establecer políticas claras, requisitos de elegibilidad y medidas de cumplimiento. Los empleados deben conocer las reglas y saber qué deben hacer. Esto mejora la transparencia del proceso y facilita la gestión del cumplimiento normativo.

4. Reducción del Fraude

Según la Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), las empresas pierden hasta un 5% de sus ingresos anuales debido al fraude. Esta cifra puede crecer rápidamente si tenemos en cuenta que los gastos de viaje y representación pueden representar entre el 10% y el 12% del presupuesto anual.

El fraude más común es la apropiación indebida de activos, que incluye inflar informes de gastos, falsificar gastos o cometer otras variantes de fraude profesional.

5. Almacenamiento y Recuperación Simplificados

Atrás quedaron los días de rebuscar entre montones de papeles. Los recibos digitales facilitan el almacenamiento, la búsqueda y la recuperación de registros, algo especialmente útil en la época de impuestos. En España, la Agencia Tributaria, acepta recibos digitales, lo que significa que las empresas ya no necesitan conservar copias en papel.

Aunque no todos los países aceptan los recibos digitales con fines fiscales, cada vez son más los que lo hacen. Si tienes dudas, lo mejor es consultarlo con tu asesor fiscal o contable.

6. Apoyo a la Sostenibilidad

Puede parecer insignificante, pero tener los recibos digitales, genera un impacto positivo. El Consejo de Defensa de los Recursos Naturales estima que producir un solo recibo en papel genera aproximadamente 2,5 gramos de emisiones de carbono. Al pasarse a los e-recibos, las empresas pueden reducir el uso de papel y disminuir su huella de carbono.

7. Mejora de la Recuperación ante Incidencias y la Continuidad del Negocio

Los desastres naturales, cambios de oficina o imprevistos pueden destruir los registros en papel. Los recibos digitales, almacenados de forma segura en la nube, garantizan que los datos financieros permanezcan protegidos y accesibles desde cualquier lugar.

Cómo SAP Concur Potencia los Beneficios de los Recibos Digitales

Las soluciones de SAP Concur van más allá del simple almacenamiento y recuperación de recibos digitales.

• ExpenseIt: Utiliza inteligencia artificial y aprendizaje automático para extraer datos de los recibos, categorizar los gastos e incluso desglosar cargos complejos, como las facturas de hotel, en segundos.
• Integración de Recibos Digitales: Los  partners pueden enviar recibos directamente a SAP Concur, que los vincula automáticamente con las transacciones.
• Supervisión del Cumplimiento: SAP Concur revisa las transacciones, identifica gastos no conformes y ayuda a las empresas a mantener el control.

Si estás interesado en digitalizar el proceso de gestión de tus gastos, ponte en contacto con nuestro equipo y estaremos encantados de atenderte.